Ressources · Boîte à outils pour l'acheteur
Un brief de projet complet évite la plupart des retards d’approvisionnement. C'est le classeur que nous aimerions recevoir : un dossier technique avec des champs pour chaque décision, un tableau des tailles où chaque mesure a une méthode indiquée, une répartition des matériaux et les enregistrements de devis, d'échantillon, d'inspection et d'emballage construits pour accompagner la même commande.
Le téléchargement
Le chinois apparaît sur la première ligne et l'anglais en dessous dans chaque champ, de sorte que votre équipe et l'usine lisent la même feuille. Il s'ouvre dans Excel, WPS ou Google Sheets, et les formules sont calculées à l'ouverture.
À quoi sert chaque feuille, l'ordre pour les remplir et les deux règles qui maintiennent le classeur utilisable : écrivez à déterminer avec la dernière date de confirmation au lieu de laisser un champ vide et ne tapez jamais sur les cellules grises calculées.
Neuf sections et une soixantaine de champs : identité de style, construction et description, tissu principal, garnitures, fabrication et finition, étiquettes et étiquettes volantes, exigences d'emballage, pièces jointes et signature. Chaque champ comporte un indice d'achèvement.
Quatorze points de mesure pour les hauts et douze pour les bas, chacun avec une méthode de mesure indiquée, de sorte qu'un même vêtement ne peut pas être mesuré de deux manières différentes. La tolérance figure dans sa propre colonne et la note moyenne est calculée pour les tailles que vous remplissez.
Répartition des matières avec consommation par pièce, taux de rebut et quantité facturable, sous-totalisée par tissu et par finitions. Il s’agit d’une feuille de calcul des coûts pour votre côté de la table, pas d’un devis.
Neuf lignes de coûts et douze conditions commerciales — MOQ, frais d'échantillonnage, Incoterms, conditions de paiement, certification — côte à côte pour un maximum de trois fournisseurs. La différence entre répartition et tout compris est calculée pour vous, c'est là qu'une ligne manquante apparaît.
Mesuré par rapport aux spécifications en huit points, avec l'écart et le résultat de réussite ou hors tolérance calculés à partir de la tolérance que vous avez définie. Six éléments d'apparence et de fabrication comportent des commentaires écrits, et le tour se termine par une décision.
Vingt-six points de contrôle répartis en six groupes, chacun avec une note comment vérifier, un résultat à trois et un décompte automatique du taux de réussite. Il s’agit d’un enregistrement sur site pour votre propre inspection – il ne remplace pas un rapport tiers.
Les dimensions des cartons, les pièces par carton et le poids des pièces ou des cartons alimentent le nombre de cartons, le CBM total, le poids brut total et les estimations des conteneurs, avec des protections de division afin qu'un modèle vide ne puisse pas produire d'erreur.
Seize jalons de commande avec la partie responsable, les dates planifiées et réelles et une colonne de statut qui signale tout retard. L’arrivée des matériaux est répertoriée séparément du démarrage de la production, car c’est généralement la véritable contrainte.
Soixante-deux termes associés dans les domaines du développement, du commerce, de la qualité et de l'emballage — POM, classement, tolérances, glissement des coutures, retrait, assortiment, AQL — filtrables par catégorie, pour le vocabulaire qui provoque la plupart des malentendus des fournisseurs.
Comment l'utiliser
Le classeur n'est utile que si les feuilles sont utilisées dans l'ordre. Remplir la feuille de devis avant que le pack technique n'existe produit une comparaison entre trois interprétations différentes du même style.
Le pack technique, le tableau des tailles et la nomenclature sont la contribution du côté acheteur. Tout en aval – le devis, les exemples de commentaires, le dossier d’inspection – est aussi précis que ces trois feuilles.
Joignez les feuilles 01, 02 et 03 à la demande et demandez à chaque fournisseur de coter sur le document identique. Comparer les fournisseurs ne fonctionne que lorsqu'ils ont répondu à la même question.
Utilisez la fiche 04 pour placer côte à côte les lignes de coûts et les conditions commerciales. Un prix unitaire inférieur avec un coût d’emballage exclu ou un délai de livraison plus long ne constitue pas un prix inférieur.
Une fois qu'un fournisseur est sélectionné, les feuilles 05 à 08 contiennent les exemples de commentaires, le dossier d'inspection, les chiffres d'emballage et le tableau des jalons pour cette commande - un fichier au lieu de commentaires répartis sur plusieurs fils de discussion.
Limites
Un modèle est utile dans la mesure où ses limites sont indiquées. Ces trois éléments sont également inscrits sur la première feuille du dossier.
Chaque champ commercial du classeur est écrit comme une valeur à confirmer. Le MOQ, les frais d'échantillonnage, les délais de livraison et les conditions de paiement sont réglés par projet dans le devis écrit, et non par un modèle.
L'échantillon approuvé et le contrat signé restent la norme par rapport à laquelle une expédition de production en série est jugée. Les fiches d'inspection et d'échantillonnage enregistrent les preuves de ce jugement ; ils ne le créent pas.
Les fiches sont conçues pour un acheteur exécutant le même dossier de projet auprès de plusieurs fournisseurs, le langage reste donc neutre. Envoyez-le en pièce jointe : rien de ce qu'il contient n'est confidentiel pour HACOLD.
Prenez le classeur, remplacez les exemples de lignes par votre propre projet et envoyez-le avec votre demande.
Téléchargez à nouveau la boîte à outilsQuestions avant la prochaine étape
Ces réponses définissent la limite de décision pour cette page. Les conditions commerciales et la faisabilité spécifique à l'usine nécessitent encore un examen du projet.
Le fichier est téléchargé directement à partir de cette page — il n'y a aucun formulaire et aucune adresse e-mail n'est requise. Si le téléchargement ne démarre pas, le lien WhatsApp ou e-mail sur la page de contact vous permettra d'obtenir le fichier.
Le cahier d'exercices est bilingue : chinois sur la première ligne et anglais en dessous dans tous les domaines, de sorte que votre propre équipe et l'usine lisent la même feuille plutôt que deux traductions. La feuille de glossaire répertorie les 62 termes sous forme de colonne appariée.
Non, et c'est délibéré. Ces valeurs évoluent avec le tissu, la construction, la quantité commandée et la destination, de sorte que le classeur les marque comme champs à confirmer et indique que le devis écrit fait foi. Un modèle ne peut pas proposer de devis pour un projet.
Oui. Il s'agit d'un modèle côté acheteur sans rien de confidentiel, conçu pour comparer plusieurs fournisseurs sur le même brief de projet. Tout ce qui est confidentiel est l'information que vous y mettez, c'est pourquoi la fiche 00 comporte une note sur le traitement des dossiers clients et des objectifs de prix.
De la recherche à un brief de projet utile
Vous n'avez pas besoin de toutes les réponses avant la première conversation. Partagez l’orientation produit, les fichiers disponibles, les attentes qualité et le contexte commercial connu.